Skærmbillede 2016-07-25 kl. 16.33.52

Skrevet af i kategorien Videndeling.

Når du indgår i projekter eller på anden vis skal samarbejde med andre kan det være svært at holde styr på de mange opgaver der måtte være i forløbet. Hvad skal man huske, hvad blev man enige om, hvem gør hvad og hvad har man allerede gjort. En vigtig ting for at et projekt ikke skal blive unødigt uverskueligt og svært at navigere i er, at man sammen kan danne sig et overblik over opgaverne og hvem der gørt hvad. Noget så simpelt som en visualisering af hvad man skal huske kan hjælpe de este med at skabe overblik over selv et langt og omfangsrigt projekt.

KALENDER ELLER TRELLO

Hvor en kalender, som eksempelvis den i ChurchDesk, er god til at danne overblik over overordnede opgaver fordelt over tid, så er der risiko for at overblikket ikke er helt så godt når man begynder en detailplanlægning.

Kalenderes vil oftest vise en enkelt begivenhed og man vil ikke umiddelbart kunne danne sig et overblik over hvilke opgaver den dækker over.

Værktøjet Trello indeholder muligheden for at oprette enhver begivenhed som et board – en slags opslagstavle – og på denne kan der oprettes og uddeles opgaver.

Det visuelle overblik over de enkelte delopgaver er derfor meget bedre i Trello end det vil være i de este kalendre. I det følgende vil vi gennemgå Trello med henblik på at give en dybere forståelse af værktøjet og dets muligheder.

 

TRELLO.COM

Trello.com er et browser-baseret værktøj. Du kan altså logge på fra en hvilken som helst computer og tilgå dine projekter. Der ndes desuden også en app så du let kan få adgang fra din smartphone eller tablet.

Trello består af en række boards. Boards er de opslagstavler man har. Man har både egne, private boards men også muligheder for at oprette Teams hvor der yderligere kan oprettes boards i.

trello_1Man kunne eks. lave et Team der hedder ”Musikudvalg i Kirken”. I dette team inviteres de personer man arbejder sammen med i musikudvalget. På den måde har de alle adgang til at se de boards der oprettes her.

Under punktet ”Members” nder man de personer man ønsker at tilknytte Teamet.

trello_2

Herefter opretter man et board ud fra et prøjekt man skal igang med. I dette tilfælde har vi oprettet et board der hedder ”Koncert i sognegården” for at illustrere hvordan Trello kan hjælpe med til at styre de forskellige lavpraktiske opgaver.

På et board starter man med at oprette ”Lister” – kolonner hvor man så kan tilføje sine huskesedler.

I dette tilfælde laver vi følgende lister: PR for koncerten, Dagen før koncerten og På selve dagen. Man kan oprette lige så mange lister man ønsker og hvad der giver mening i forhold til det givne projekt.

 trello_4

Ved hver liste er det nu muligt at oprette huskesedler med opgaver. Herunder er således et eksempel på hvilke opgaver man kan knytte til og hvordan de kunne struktureres.

trello_5Når man har oprettet sine opgaver kan man tildele medlemmer af teamet til enkelte opgaver.

Dette foregår ved først at invitere medlemmer fra teamet til det givne board. Dette gøre ved at klikke på ”Add members” i højre side af skærmen.

I dette tilfælde tilføjer jeg Bo til boardet ”Koncert i sognegården”.

Når man har skrevet navnet på den man vil tilføje dukker personen op og man kan tilføje. Herefter vil denne være at se øverst.

Ved nu at klikke på den lille blyant der kommer når man holder musen over en huskeseddel kan man nu tilføje opgaven til en person
tilknyttet boardet. Denne persons billede eller initialer vil herefter være at se på sedlen.

På dette eksempel kan man således de at Bo nu bliver tilknyttet opgaven med at undsende en pressemeddelelse.

Denne tilknytning af brugere til specifikke opgaver er god hvis der er mange opgaver i en liste og man skal bruge et hurtigt overblik over hvem der gør hvad.

Ønsker man at tilføje sig selv til en opgave kan man holde musen over et kort og trykke på ”space” på tasteturet.

trello_6

 

 

trello_7De forskellige huskesedler kan til en hver tid trækkes mellem de forskellige lister. Dette gøres simpelt ved at klikke med musen og trække.

Når en opgave er udført kan den arkiveres så kortet forsvinder. Man kan enten klikke bå den lille blyant og trykke på ”Archive” men man kan også bruge en genvej.

Hvis man placerer musen over det kort man vil arkivere og trykker på ”C” på tasteturet så arkiveres kortet. Smart!

 

UDVIDEDE FUNKTIONER

Klikker man ind på en huskeseddel er der mulighed for at tilføje yderligere funktionalitet. Dette er langt fra altid nødvendigt, men nogle gange kan det være smart. Eksempelvis kan man tilføje en check-liste til en huskeseddel.

trello_8Ved eksemplet hvor der skal udsendes pressemeddelelser til aviser, kunne det være oplagt og relevant, at benytte denne funktion.

Opgaven er at sende ud, men der er måske 5 aviser man skal kontakte. Istedet for at lave 5 huskesedler kan man lave én og under den lave 5 underopgaver i listeform.

Disse kan så krydses af i takt med at man udfører opgaverne og til sidst kan kortet så arkiveres. Der kan også vedhæftes billeder og dokumenter til et kort hvis det måtte være relevant for opgaven.

Et sidste trick er, at ved at klikke på tasten ”Q” på tasteturet kan man hurtig få en visning der kun viser de opgaver man selv er knyttet til. Det kan være med til at skabe overblik over hvad man selv skal lave hvis der er mange opgaver i et projekt! Klikker man på ”Q” igen slår man visningen fra.

 

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *